Cuentas por cobrar: Son
acreencias a favor de la empresa que provienen de las actividades que la
empresa desarrolla, originadas de las ventas a crédito si es una empresa
comercial-industrial o de las prestaciones de servicios a crédito en las empresas
de servicio. Dichas cuentas están amparadas facturas, son de naturaleza Real y
como tal pertenecen al Balance General,
Función y
organización
Función de las
cuentas por cobrar
Es mantener el control interno
de las ventas (bienes, servicios) esta Y
garantizar el cobro de dichas ventas mediante proceso de gestión de cobro eficaz.
Su objetivo primordial es el
de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de
terceros o de funcionarios y empleados de la compañía. Las cuentas por cobrar
fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas,
el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las
utilidades y el rendimiento de la inversión y que no se abuse del procedimiento
hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de ser rentable y
atractivo en términos de rendimiento sobre inversión.
Organización
Una vez que los directores de
finanzas conocen los costos y los beneficios. Se van a tomar las tres políticas
de cuentas por cobrar más comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y
2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cómo puede proceder el
director de finanzas. De acuerdo con el departamento de mercadotecnia, el
director pude modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que
se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes del
plazo máximo concedido. En los ejemplos, la política de ventas al contado
implica el pago inmediato; el neto a 30 concede al cliente 30 días como máximo
para pagar y el 2/10, neto a 30 también 30 días, sólo que si paga dentro de los
10 días que siguen a la venta podrá deducir un 2 por ciento del importe. Ese 2
por ciento es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los primeros 10
días. La venta al contado. Si la política de la empresa es vender al contado,
no otorga crédito comercial No habrá costos de cobranza ni de capital, puesto que
no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que
tampoco habrá costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo
total de la política de ventas al contado es de cero .No habiendo costos qué
comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades) que se derivan de la
política. Las utilidades se pueden calcular en esta forma: TP = S (M) - C (M) –
A
En donde:
TP = son las utilidades totales que se derivan
de esta política S = el precio de venta por unidad C = el costo de artículos
vendidos, por unidad M = el número de unidades vendidas al contado A = los
costos de cuentas por cobrar
Ejemplo 1:
Si se supone que S = $ 12 C =
$ 10 M = 100 unidades A = 0, puesto que no se otorgó crédito, se tiene. TP = $ 12 (100) - $ 10 (100) – 0 = $
200Siguiendo esta política la utilidad total de la empresa es de $ 200. La cuestión
es determinar si las otras políticas podrán ser más rentables.
Se prepara
una relación de los clientes que tienes cuentas pendientes o cuentas acredito
generadas por la venta de un bien oh un servicios
Estas deben
de estar clasificadas por la fecha de vencimiento. Los métodos más usados son a
30 días ,60 días y 90 días, estos informes deben de tener a nombre de quien se
hiso la venta a credo, el día , que se resalido la venta , si hubo descuentos ,
devoluciones exct. De eso modos
determinar cuál es el saldo real de la cuentas por cobrar a dichos clientes
Ejemplo de
un reporte de cuentas por cobrar
Análisis de los
saldos
Por ejemplo de las cuentas por cobrar que figuran en
el sistema contable de una empresa, estas son originados por diversas
transacciones, tomando el caso de que se originaron por una venta crédito de
Mercancías, cada pago efectuado por el cliente ocasiona un movimiento de la
cuenta quedando un saldo neto que representa la diferencia o valor residual
entre las distintas partidas que se movieron dentro de la cuenta tanto débito
como crédito.
Cuando se presenta este caso, se pueden analizar
solamente aquellos valores que al final quedaron formando parte del valor
residual o saldo, siendo este el caso general de las cuentas de balance. El
estudio de estos valores residuales y su clasificación en grupos homogéneos y
significativos es lo que conforma el análisis de saldo.
Este balance de saldos distribuye en el tiempo las
deudas de los clientes de. De este modo, distinguimos los saldos vencidos de
los no vencidos de cada uno de nuestros clientes y podemos conocer la
antigüedad de los primeros y así hacernos una clara idea del peso de los
segundos dentro del riesgo total con cada cliente.
Por ejemplo:
1.
Abre una
hoja de cálculo. La forma más fácil de crear un programa de cuentas por cobrar
es el uso de un documento de hoja de cálculo. Asígnale un nombre al documento y
guárdalo.
2.
Prepara
el encabezado. La parte superior del documento debe incluir el título del
informe, como "Programa de envejecimiento de las cuentas por cobrar".
Bajo el título, escribe el nombre de la empresa y, a continuación, incluye la
fecha de la programación.
3.
Introduce
los títulos de las columnas. Un programa de cuentas por cobrar normalmente
contiene seis columnas. De izquierda a derecha, los títulos de las columnas
son: "Nombre del cliente", "Total de cuentas por cobrar",
"Actual", "1 a 30 días de atraso", "31 a 60 días de
atraso" y "Más de 60 días de atraso".
4.
Obtén el
libro mayor de las cuentas por cobrar. Este libro de contabilidad es un libro
auxiliar que contiene todas las cuentas de las cuentas por cobrar y las
transacciones. Incluye todos los cargos realizados a las cuentas, todos los
pagos, los saldos actuales de cada cuenta y la fecha de vencimiento.
5.
Transfiere
los detalles de las cuentas. Desde el libro mayor de las cuentas por cobrar,
comienza con el primer cliente al ingresar el nombre del cliente en la hoja de
cálculo y el importe total adeudado. Separa el importe total adeudado colocando
las cantidades en las categorías correctas. Por ejemplo, si el Catering de Sue
debe un total de US$500, coloca esta cantidad debajo de "Total de Cuentas
por cobrar", De esa cantidad, US$100 son debidos actualmente y US$400
tienen 45 días de atraso. Los US$100 se colocan en la columna
"Actual" y los US$400 se colocan en la columna titulada "31 a 60
días de atraso".
6.
Repite
este paso para todas las cuentas de las cuentas por cobrar. Después de que
todas las cuentas se hayan colocado en la hoja de cálculo, calcula los totales
de cada columna. La columna titulada "Tota de Cuentas por cobrar"
debe ser igual al total combinado de las otras cuatro columnas. Coloca los
totales de cada columna en la fila inferior de la hoja de cálculo.
Uso del diario
de ventas
7.
En este libro
van los registros de las ventas realizadas a los clientes, es un libro auxiliar
que centra la información referida a las operaciones de ventas realizadas por
la empresa, registradas en forma cronológica, comprobante por comprobante. al
valor de la venta se le incluye el IGV para así obtener el precio venta, las
condiciones de pago pueden ser al contado crédito o letras.
8.
Este
Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se
detalla a continuación:
9.
Número correlativo del registro o código único
de la operación de venta.
10.
Fecha de
emisión del comprobante de pago o documento.
11.
En los
casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la
fecha de vencimiento y/o pago del servicio.
12.
Tipo de
comprobante de pago o documento.
13.
Número de
serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según
corresponda.
14.
Número
del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por
número de la máquina registradora, según corresponda.
15.
Tipo de
documento de identidad del cliente.
16.
Número de
RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de
identidad; según corresponda.
17.
Apellidos
y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas
naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno,
apellido materno y nombre completo.
18.
Valor de
la exportación, de acuerdo al monto total facturado.
19.
Base
imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el
Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.
20.
Importe total de las operaciones exoneradas o
inafectas.
21.
Impuesto
Selectivo al Consumo, de ser el caso.
22.
Impuesto
General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso.
23.
Otros
tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.
24.
Importe total del comprobante de pago.
25.
Tipo de
cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia
26.
En el
caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará
referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá
registrar la siguiente información:
27.
Fecha de
emisión del comprobante de pago que se modifica.
28.
Tipo de
comprobante de pago que se modifica.
29.
Número de
serie del comprobante de pago que se modifica.
30.
Número
del comprobante de pago que se modifica.
31.
El monto
ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda,
señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las
columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de
la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la
operación exonerada o inafecta.
32.
El monto
de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las
notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el
párrafo anterior.
